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Analyse: deskbird
Deutsche Büros liegen laut Auswertungen von Workplace-Analytics-Anbietern im Schnitt bei einer Auslastung von rund 45 Prozent, an Spitzentagen bei etwa 65 Prozent. Der Rest der angemieteten Fläche steht leer – wird aber voll bezahlt. Weil Flächenentscheidungen meist auf geplanter statt tatsächlicher Anwesenheit beruhen, fehlt vielen Unternehmen schlicht die Datengrundlage, um das zu ändern.
Genau hier setzt deskbird an, ein Schweizer Anbieter mit Sitz in St. Gallen. Die Plattform misst die tatsächliche Büronutzung – nicht die geplante – und liefert Geschäftsführern sowie Immobilienverantwortlichen eine Datengrundlage für Entscheidungen über Flächenreduzierung, Umbau oder Neuanmietung.
Wie die Auslastungsmessung funktioniert
Statt sich auf eine einzelne Sensor-Quelle zu verlassen, gleicht deskbird mehrere vorhandene Signale ab: WLAN-Zugangspunkte, angemeldete Monitore und Dockingstationen. Optional lassen sich zusätzliche IoT-Sensoren [Internet of Things – vernetzte Sensorik] einbinden. Alle Daten werden aggregiert und anonymisiert ausgewertet – laut Anbieter DSGVO-konform [Datenschutz-Grundverordnung] und mit einer Anonymisierung, die auch für Betriebsräte geeignet ist, da keine Bewegungsprofile einzelner Personen gespeichert oder gemeldet werden.
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Kennzahlen im Überblick
• Rollout: rund 21 Tage für ein Team, unter 30 Tage für ein komplettes Portfolio
• Referenzdatensatz des Anbieters: über 10.000 ausgewertete Arbeitsplätze
• Typische Desk-Ratio bei Kund:innen: zwischen 0,3 und 0,8 Schreibtischen je Mitarbeitendem
• Hosting: Cloud-Infrastruktur in Deutschland, ISO 27001 / SOC2 Typ 2 zertifiziert
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Kurz erklärt: Was ist eine "Desk-Ratio"?
Die Desk-Ratio beschreibt das Verhältnis von Schreibtischen zu Mitarbeitenden – zum Beispiel 0,5, wenn sich zwei Mitarbeitende einen Schreibtisch teilen. Im klassischen Vollzeit-Präsenzbüro liegt dieser Wert nahe 1,0. Mit hybriden Arbeitsmodellen sinkt der tatsächliche Bedarf oft deutlich darunter – ohne belastbare Auslastungsdaten lässt sich dieser Zielwert aber nur schätzen, nicht berechnen.
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SCALARA aus Ausgabe 48 war schon in eine verwandte Richtung unterwegs: KI-gestützte Hausverwaltung mit Mieterkommunikation und Nebenkostenabrechnung für Wohnimmobilien. Der Unterschied zu deskbird: SCALARA verwaltet vermietete Wohnimmobilien aus Sicht des Vermieters, deskbird optimiert die eigene gewerbliche Büronutzung aus Sicht des Mieters bzw. Nutzers der Fläche – zwei unterschiedliche Rollen im selben Markt.
Praxis-Ergebnis aus der DACH-Zielgruppe selbst
Das österreichische Ingenieur- und Planungsbüro ILF Consulting Engineers stand durch rasantes Wachstum vor der Herausforderung, dass die Büroflächen für rund 800 Arbeitsplätze im Hybridmodell knapp wurden. Mit deskbird wertete das Unternehmen die tatsächliche Nutzung aus, um den realen Flächenbedarf je Abteilung zu bestimmen – statt Flächen pauschal zu erweitern oder zu raten, welche Teams wirklich mehr Platz brauchen. In einem anderen, vom Anbieter dokumentierten Fall erreichte ein Kunde eine Desk-Ratio von 800 Mitarbeitenden auf 200 Schreibtische; die eingesparten Mietkosten amortisierten die Einführung nach eigenen Angaben bereits ab dem ersten Monat.
Wer sich die Buchungsoberfläche in Aktion ansehen möchte: Ein Demo-Video zur Plattform zeigt Einrichtung und tägliche Nutzung aus Anwendersicht.
Der Kritikpunkt: Auf G2 und OMR Reviews wiederkehrende Kritik sind unzuverlässige automatische Check-ins, die zu ungewollten Buchungsstornierungen führen können, eine im Vergleich zur iOS-Version schwächere Android-App sowie ausbaufähige Reporting-Funktionen. Ein G2-Nutzer bemängelt zudem, dass die Anbindung an das eigene Personalverwaltungssystem [HRIS – Human Resources Information System] nicht nahtlos funktioniert. Vor dem Kauf lohnt sich deshalb ein Blick auf die konkrete Integrationsliste für die eigenen HR- und Buchungssysteme.
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Handlungsempfehlung
Vor jeder Entscheidung über Anmietung, Kündigung oder Umbau von Büroflächen: mindestens drei bis sechs Monate Auslastungsdaten sammeln, bevor die Immobiliensuche startet – die Suche selbst dauert laut deskbird danach nochmal 12 bis 18 Monate. Wer diese Zeit nicht hat, sollte zumindest die Desk-Ratio der eigenen Teams grob erheben, bevor über eine Flächenreduzierung entschieden wird.
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Haben Sie Erfahrungen mit diesem oder ähnlichen Tools? Schreiben Sie es in die Kommentare – ich lese jeden Beitrag und greife interessante Praxisberichte in einer der nächsten Ausgaben auf.
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